Viele Artikel und Berichte über die Vorteile der Nutzung von webbasierten Personalverwaltungssystemen sind im Internet und auf sozialen Kanälen zu finden. Eine Vielzahl davon beschäftigt sich hauptsächlich mit Personalverwaltung aus Sicht der Unternehmer. Mitarbeiter und vor allem die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit sollte für einen Unternehmer ebenso wichtig sein wie die eigentliche Verwaltung der Mitarbeiter. Aus diesem Grund haben wir einen Mitarbeiter aus der Gastronomiebranche zu dem Thema Personalverwaltung befragt und beleuchten einmal die andere Sichtweise.

Für das Interview danken wir Dennis Erzer, einem 29-jährigem Koch in einem gut bürgerlichen Restaurant. Dennis hat schon während seiner Schulzeit in Restaurants gearbeitet und kennt nicht nur unterschiedliche Betriebe, sondern auch die Arbeit im Büro und kann somit auch die administrative Seite hinter der Personalverwaltung beurteilen. Heute ist Dennis Küchenchef und neben den klassischen Tätigkeiten als Koch und Küchenchef, vor allem für die Personalplanung und die Lohnabrechnung für den Bereich Küche verantwortlich.

fragPaul: Dennis, was sind deine Erfahrungen zum Thema Zeiterfassung in der Gastronomie? Hast du Unterschiede zwischen den Betrieben gesehen, in denen du bereits gearbeitet hast?

Dennis: Ich habe viele Unterschiede gemerkt. Es macht eigentlich jeder Betrieb anders, aber meistens wird es von Hand mit Stift und Papier gemacht. Das ist seit Jahren eigentlich unverändert. Obwohl – in letzter Zeit merke ich, dass immer mehr Unternehmen elektronische Systeme einsetzen. Die junge Generation, vor allem in den Familienbetrieben, bringt dabei häufig eine Excel Tabelle zum Einsatz. An einer zentralen Stelle im Betrieb trägt dann jeder Mitarbeiter am Abend die Arbeitszeiten ein und der Chef kann diese dann in Excel übertragen und auswerten. Das ist wirklich schon ein großer Fortschritt. Aber das sind wie gesagt die Ausnahmen. Ich habe auch von vielen Kollegen gehört, dass mit dieser häufigen manuellen Arbeit auch oftmals Fehler passieren, die zu weiterem Diskussionsbedarf mit Mitarbeitern führen. Ich habe überwiegend in Familienbetrieben gearbeitet und da ist dies meistens auf Vertrauensbasis passiert. Und wir waren quasi immer ein Teil der Familie und haben so auch nur das aufgeschrieben, was wirklich geleistet wurde. Aber die Kontrolle ist natürlich mit einer solchen manuellen Arbeit sehr schwer zu gewährleisten. Das Thema Zeiterfassung und die daraus resultierende Lohnabrechnung ist generell ein schwieriges Thema. Seit einem Jahr ist nun auch das Mindestlohngesetz in vielen Branchen aktiv und bringt gefühlt noch mehr Komplexität in dieses Thema. Die Auswirkungen sind definitiv noch nicht jedem klar.

fragPaul: Wie siehst du eine webbasierte elektronische Möglichkeit zur Personalverwaltung aus Sicht des Mitarbeiters?

Dennis: Ich sehe das als einen möglichen, nächsten Schritt – auch wenn ich glaube, dass noch einige Zeit vergehen wird bis eine solche Technologie von den Unternehmern angenommen wird. In vielen Unternehmen, gerade in den Familienbetrieben, kommen die Jungen mehr und mehr nach und werden zu starken Entscheidungs-Beeinflussern oder treffen diese bereits eigenständig.

Der Unternehmer und auch ich als Küchenchef haben natürlich erhebliche Vorteile, die es uns ermöglichen, Zeit zu sparen. Heutzutage sitze ich runtergerechnet fast eine halbe Stunde pro Tag an administrativen Tätigkeiten wie Schichtplanung und die Kontrolle der Stunden- und Urlaubszettel. Werden nun alle Daten bereits von Beginn an digital erfasst, spart das nicht nur mir, sondern auch den Mitarbeitern Zeit. Da müsste man entsprechend schauen, dass die Daten sicher gespeichert werden und nicht verloren gehen – da gibt es sicherlich immer Bedenken. Trotzdem glaube ich, dass neue Technologien uns die Arbeit leichter machen werden, obwohl, ich sage es mal vorsichtig, die „ältere“ Generation alles sicherlich nach wie vor mit Stift und Papier machen wird, da das System für sie schon seit Jahrzehnten funktioniert und die Technikaffinität nicht da ist.

fragPaul: Mit einem eigenen Portal in dem du dich in einen eigenen Mitarbeiterbereich einloggen kannst und all diese Information zu deinen persönlichen Daten, Schichten, Zeiterfassung und Urlauben ansehen und bearbeiten kannst. Würden dir damit Mehrwerte für dich persönlich geschaffen werden?

Dennis: Für mich als Küchenchef ist wie gesagt die administrative Seite sehr interessant. Dadurch kann ich mich natürlich nebenher selber verwalten. Für die Mitarbeiter in unserem Betrieb wäre dies sicherlich ein Vorteil, da alle immer den aktuellen Schichtplan hätten und auch alle Änderungen mitkriegen würden, ohne immer alles mit dem Chef oder Bereichsleiter absprechen zu müssen. Wir haben auch ein überwiegend junges Team, alle benutzen Smartphones und ich glaube jeder hat WhatsApp oder Facebook. Sie sind es gewohnt, mit solchen Technologien umzugehen. Und ich bin mir ganz sicher, wenn ich den Mitarbeitern erzähle, sie können die Zeiten automatisch erfassen und müssen nicht jeden Tag manuell einen Stundenzettel ausfüllen, dann wären alle motiviert . Ich könnte mir aber auch vorstellen, dass in anderen Unternehmen hier schon Probleme auftreten könnten. Viele Kollegen von früher hatten noch ein altes Handy oder sprechen nicht so gut Deutsch. Ich glaube hier wird es schwer, diese Mitarbeiter dazu zu motivieren eine solch neue und innovative Lösung zu akzeptieren – da bräuchte ein solches System auf jeden  Fall mehr Anlaufzeit. Aber auch das Problem wird durch die zunehmende Verbreitung von Smartphones immer kleiner – ich glaube auch, dass bei den Älteren eine Verbindung zum Internet und zum Computer entsteht, da man da einfach nicht mehr herum kommt. Meine Eltern bestellen beispielsweise auch schon online und nutzen ein Tablet auf der Couch.

fragPaul: Wäre es für dich ein Auswahlkriterium für oder gegen ein Unternehmen, wenn es mit einer elektronischen Personalverwaltung arbeitet?

Dennis: Nein, das nicht wirklich. Ich möchte meinen Arbeitgeber gerne auf Basis von anderen Aspekten aussuchen. Ob eine elektronische Personalverwaltung eingesetzt wird, ist für mich dabei nicht das wichtigste Kriterium, obwohl ich es persönlich sehr gut finde und mich natürlich darüber freuen würde. Aber wenn mein Arbeitgeber so etwas noch nicht hat, habe ich bereits zu Beginn eine gute Chance, einfach und schnell Optimierungspotential aufzuzeigen – das kommt bei Chefs immer gut an, wenn man mitdenkt. Ich gehe aber stark davon aus, dass ich mich zukünftig selbst als Unternehmer ausprobieren und eigenes Gastronomiekonzept aufbauen werde.

fragPaul: Vielen Dank für deine offenen Worte. Wir wünschen viel Erfolg im aktuellen Job und bei der Verwirklichung deines Plans.

Wie denken Sie darüber oder was denken Sie, wie Ihre Mitarbeiter dieses Thema sehen. Teilen Sie uns Ihre Meinung gerne mit. Für Rückfragen bezüglich des Interviews oder bei Fragen über die Produkte von fragPaul können Sie uns jederzeit mit uns über unseren Kontaktbereich in Verbindung treten oder hier mehr erfahren.