Häufig gestellte Fragen
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Erste Schritte
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben die richtige Entscheidung getroffen. Paul ist ab sofort Ihr persönlicher Personalassistent. Geben Sie nun Paul ein paar Informationen mit, damit Sie durchstarten können.
In nur wenigen Schritten haben Sie fragPaul eingerichtet.
Einloggen in Ihr fragPaul System
- Klicken Sie auf den Link für Ihr fragPaul System, den Sie in Ihrer Willkommens-Email erhalten haben.
- Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und loggen Sie sich in das System ein.
Abbildung 1: Einloggen in das System
Allgemeine Einstellungen
Im nächsten Schritt passen Sie die allgemeinen Einstellungen an.
- Klicken Sie links im Menü auf „Einstellungen“.
- Es öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie den Menüpunkt „Allgemein“ auswählen können.
- Fügen Sie nun den Standort, die Berufsfelder und die Positionen hinzu.
Standorte sind voneinander abgegrenzte Örtlichkeiten, wie z.B. Restaurant 1 in Bonn, Restaurant 2 in Köln etc.
Berufsfelder bezeichnen die verschiedenen Arbeitsbereiche, wie z.B. Service, Theke, Küche etc.
Positionen sind Unterteilungen der Arbeitsbereiche, wie z.B. Chefkoch, Hilfskoch, Spüler etc.
Mit diesen Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, den Schichtplan für verschiedene Berufsfelder und/oder Standorte zu erstellen und zu bearbeiten.
- Klicken Sie in die Flächen „Standort hinzufügen“, „Berufsfeld hinzufügen“ und „Position hinzufügen“.
- Es öffnet sich jeweils eine Maske, in der Sie die Angaben eintragen können.
- Speichern Sie die Angaben, indem Sie auf „Hinzufügen“ klicken.
Abbildung 2: Standort hinzufügen
[trx_image url=“https://frag-paul.de/wp-content/uploads/2018/01/Hinzufügen-des-Berufsfelds.jpg“ link=“off“ shape=“square“ increment=“no“]Abbildung 3: Berufsfeld hinzufügen
[trx_image url=“https://frag-paul.de/wp-content/uploads/2018/01/Hinzufügen-der-Position.jpg“ link=“off“ shape=“square“ increment=“no“]Abbildung 4: Position hinzufügen
Anpassen der Schichteinstellungen
Passen Sie nun die Schichteinstellungen an und legen Sie die verschiedenen Schichtnamen fest. So haben Sie die Möglichkeit, eine Schicht aus der von Ihnen vorgegeben Schichtliste mit nur einem Klick auszuwählen und diese Ihren Mitarbeitern zuzuweisen.
- Klicken Sie dazu links im Menü unter „Einstellungen“ auf „Schichtplanung“.
- Aktivieren Sie die einzelnen Punkte, indem Sie in die entsprechenden Flächen klicken.
Legen Sie nun die verschiedenen Schichtnamen fest.
Schichtnamen bezeichnen die verschiedenen Schichttypen, wie z.B. Frühschicht, Mittagstisch, Springerschicht etc. Sie können die Schichttypen auch farblich kennzeichnen. Das erleichtert die Schichtplanerstellung.
- Klicken Sie unter Schichtnamen auf „Hinzufügen“.
- Es öffnet sich eine Maske.
- Tragen Sie die Angaben ein und speichern Sie diese, indem Sie auf „Hinzufügen“ klicken.
- Wenn Sie gleich mehrere Schichtnamen festlegen wollen, klicken Sie auf „Hinzufügen und weitere hinzufügen“.
Abbildung 5: Schichtnamen hinzufügen
Vervollständigung des eigenen Profils
Damit Sie auch in der Mitarbeiterliste erscheinen, sollten Sie Ihr eigenes Profil vervollständigen.
- Klicken Sie unter Einstellungen auf Mein Profil und vervollständigen Sie Ihre Angaben.
- Tragen Sie Berufsfeld und Position ein, wenn Sie sich auch Schichten zuweisen wollen.
Abbildung 6: Eigenes Profil vervollständigen
Hinzufügen von Mitarbeitern
Noch einen Schritt und Sie haben es geschafft! Tragen Sie nun Ihre Mitarbeiter in das System ein.
- Klicken Sie links im Menü auf den Punkt „Verwaltung“.
- Es öffnet sich ein Untermenü.
- Klicken Sie auf „Mitarbeiterverwaltung“.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
- Es öffnet sich eine Maske.
- Tragen Sie die Mitarbeiterdaten ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die Daten zu speichern.
Abbildung 7: Mitarbeiter hinzufügen
Glückwunsch! Sie haben nun alle wichtigen Einstellungen getätigt, um mit fragPaul zu arbeiten!
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Mitarbeiter im System hinzufügen
Um Ihre Mitarbeiter im System erfassen und bearbeiten, bzw. zuteilen zu können, müssen Sie diese zunächst als neue Mitarbeiter ins System hinzufügen.
Wie kann ich neue Mitarbeiter in das System hinzufügen?
- Klicken Sie unter „Verwaltung“ auf „Mitarbeiterverwaltung“.
- Klicken Sie auf „+Hinzufügen“.
- Es öffnet sich eine Maske, in der Sie die entsprechenden Daten eintragen können.
- Klicken Sie unten auf die Schaltfläche „+Hinzufügen“.
Ihr neuer Mitarbeiter ist nun im System angelegt.
Wie werden Mitarbeiterprofile aktiviert?
Ihre Mitarbeiter können selbst Ihre Mitarbeiterprofile aktivieren. Sie müssen zunächst den neuen Mitarbeiter im System anlegen. An den entsprechenden Mitarbeiter wird eine Mail mit Zugangsdaten gesendet.
Damit Ihr neuer Mitarbeiter sein Profil aktivieren kann muss er
- sich mit seinen Zugangsdaten im System einloggen und
- in der Einstellung „Persönliche Daten“ Angaben, wie z.B. Sozialversicherungsnummer, ergänzen.
- Das Mitarbeiterprofil ist endgültig aktiviert, sobald der neue Mitarbeiter seine Daten gespeichert hat.
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Schichten hinzufügen und Mitarbeiter zuordnen
Um Schichten Ihrem Schichtplan hinzuzufügen, müssen Sie zunächst einzelne Schichttypen erstellen. Dies können Sie unter „Einstellungen“ „Schichtplanung“ vornehmen. Nähere Infos finden Sie hier.
Wie füge ich eine neue Schicht hinzu und veröffentliche sie?
- Klicken Sie links in der Menüleiste auf den Menüpunkt „Schichtplanung“.
- Klicken Sie auf „+Hinzufügen“ oben rechts.
- Es öffnet sich eine Maske.
- Tätigen Sie Ihre Eingaben.
- Klicken Sie auf „Anlegen“, um Ihre Eingaben zu speichern.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“.
Wie kann ich Mitarbeiter Schichten im Schichtplan zuordnen?
Sie können Ihren Mitarbeitern ganz einfach Schichten im Schichtplan nach dem Drag &Drop Verfahren zuordnen:
- Klicken Sie links in der Menüleiste auf den Menüpunkt „Schichtplanung“.
- Klicken Sie rechts auf der Seite unter dem Punkt „Standort“ auf das Mitarbeitersymbol.
- Es öffnet sich eine Auflistung Ihrer Mitarbeiter.
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus, dem Sie eine Schicht zuordnen wollen.
- Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Bild des Mitarbeiters.
- Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen den Mitarbeiter zur gewünschten Schicht.
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Datenschutz und andere Bestimmungen
Werden meine Daten vertraulich behandelt?
Personenbezogene Daten sind Informationen, mit deren Hilfe eine Person bestimmbar ist bzw. Angaben, die zurück zu einer Person verfolgt werden können. Dazu gehören:
- der Name,
- die E-Mailadresse,
- die Telefonnummer,
- Daten über Vorlieben,
- Hobbies,
- Mitgliedschaften oder
- welche Webseiten angesehen wurden.
Personenbezogene Daten dürfen nur dann von dem Anbieter erhoben, genutzt oder weitergegeben werden, wenn:
- es gesetzlich erlaubt ist
oder
- wenn Sie in die Datenerhebung einwilligen.
Die Daten liegen auf deutschen Servern und verlassen die deutschen Grenzen nicht. Ihre Daten sind somit sicher.
Können die Mitarbeiter untereinander die Daten einsehen?
Nein, die Mitarbeiter können ihre Daten nicht untereinander einsehen. Es ist aber möglich, dass Ihre Mitarbeiter die Urlaube untereinander einsehen – insofern Ihre Mitarbeiter dem zustimmen.
Ist fragPaul mindestlohn- und zollkonform?
Ja, fragPaul ist zollkonform und erfüllt die Anforderungen an den Mindestlohn.
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Passwort, Passcode und Benutzernamen ändern
Wie kann ich mein Passwort, meinen Passcode oder meinen Benutzernamen ändern?
Sie können Ihr Passwort, Ihren Passcode oder Ihren Benutzernamen ganz einfach selbst ändern:
- Melden Sie sich im System an.
- Wählen Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ den Punkt „Mein Profil“ aus.
- Klicken Sie auf den Reiter ganz rechts „Profileinstellungen“.
- Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie Ihre Angaben durch „Übernehmen“/“Passcode ändern“.
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Einloggen
Wie logge ich mich bei fragPaul ein?
Nach erfolgreicher Anmeldung bei fragPaul erhalten Sie (und hinzugefügte Mitarbeiter) eine E-Mail mit einem Link zur Ihrer persönlichen Domain und Ihren Zugangsdaten. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail und melden Sie sich mit den Zugangsdaten im System an.
Sie können Ihre Zugangsdaten anschließend unter „Einstellungen“ „Mein Profil“- „Profileinstellungen“ ändern.
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Nachträgliche Korrektur der Arbeitszeit
Wie kann ich die Arbeitszeiten nachträglich korrigieren?
Administratoren mit der Berechtigung für die Zeiterfassung können nachträglich die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters korrigieren.
- Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol unter dem Punkt „Aktionen“ in der Übersichtstabelle.
- Wählen Sie das Datum aus und korrigieren Sie Start- und Endzeit.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den Eintrag zu speichern.
Mitarbeiter können ebenfalls ihre Arbeitszeiten nachträglich korrigieren. Sie erhalten eine Benachrichtigung, die Sie genehmigen oder ablehnen können.
Vielen Dank, dass Sie uns und andere Kunden mit hilfreichen Tips unterstützen möchten. Ihr eingereichter Artikel wird von unserem Team überprüft und entsprechend an die korrekte Position angefügt.