Gehören Sie noch zur alten Schule und tragen Schichten mühselig auf einer Seite Papier oder in einer Excel – Tabelle ein? Das geht auch anders! Lesen Sie selbst, warum eine Schichtplanungssoftware für die Schichtplanung die optimale Lösung ist, mit der Sie Zeit und Geld sparen.
Herausforderungen bei der Schichtplanung
Gerade in bestimmten Branchen ist der Arbeitstag in mehreren Schichten eingeteilt. Das betrifft z.B. die Gastronomie und Hotellerie, den Einzelhandel, Krankenhäuser und viele mehr. Die Herausforderungen bei der Personalplanung sind, die vertraglichen Vereinbarungen, die Überstunden, die Abwesenheiten sowie die Urlaube der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Zudem dürfen bei der Schichtplanung weder Engpässe noch Doppelbesetzungen entstehen. Die Schichten in eine Excel – Tabelle einzutragen, kann für den Anfang hilfreich sein, doch punktet sie nur halbwegs so gut wie ein Online Schichtplaner, der einfach mehr Übersichtlichkeit bietet.
Online Schichtplaner für eine bessere Arbeitszeitenplanung
Im Arbeitsalltag kommt schnell mal was dazwischen, was die bisherige Planung über Bord wirft. Da ist jemand kurzfristig erkrankt, für den natürlich Ersatz gesucht werden muss. In der Gastronomie und Hotellerie kündigt sich in letzter Minute eine große Reservierung an, für die das Personal aufgestockt werden muss. Schnell wird die Schichtplanung zu einer chaotischen Zettelwirtschaft mit telefonischen Abstimmungen und Whatsapp – Nachrichten. Oft muss in anderen Dokumenten nachgeschaut werden, an welchen Tagen die Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Das kostet für alle Beteiligten zu viel Zeit, die dann an anderer Stelle fehlt.
Bessere Planbarkeit mit einem Online Schichtplaner
Gerade wenn sich der Schichtplan kurzfristig ändert, müssen Änderungen vorgenommen werden, die für alle Mitarbeiter sichtbar sind. Änderungen in eine Excel – Tabelle manuell einzutragen, ist oft umständlich. Sich wiederholende Schichten müssen mehrmals statt einmal angelegt werden. Auch lassen sich spontane Arbeitsanweisungen nur schwer per Excel – Tabelle kommunizieren, da sicher sein muss, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf diese hat. Doch nicht nur das. Auf diese Art und Weise verliert man schnell den Überblick, wer für wie viele Schichten eingetragen ist. Für eine langfristig bessere Planbarkeit ist ein Online Schichtplaner allemal die bessere Alternative.
fragPaul: Der Online Schichtplaner mit drei Funktionen der Schichtplanung
Der Vorteil an einem Online Schichtplaner liegt klar auf der Hand: Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf den Schichtplaner und wird über Änderungen informiert. Dazu müssen Ihre Mitarbeiter noch nicht mal zuhause am PC sitzen. Änderungen am Schichtplan oder freigewordene Schichten kann er auch unterwegs bequem per Handy einsehen. Damit die Schichtplanung so wenig Zeit wie möglich beansprucht, steht eine intelligente Planungshilfe mit praktischen Hinweisen zur Verfügung. Diese zeigt z.B. an, welcher Mitarbeiter an welchem Tag verfügbar oder verhindert ist. Der Kommunikationsaufwand ist äußerst gering, da Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich auf frei gewordene Schichten zu bewerben oder Schichten zugewiesen bekommen. Und damit Arbeitsanweisungen in der Hektik des Alltags nicht verloren gehen, werden diese in das System eingegeben und direkt an die Mitarbeiter kommuniziert.
Das Beste kommt zum Schluss: Online Schichtplaner mit Zeiterfassung
Moderne Online Schichtplaner wie fragPaul erfassen automatisch die Arbeitszeiten. So werden Gefahren, wie z.B. das Vergessen von Stundenzettel ausfüllen und damit die Rekonstruktion der Arbeitszeiten, elegant umschifft. Gleichzeitig werden so die Lohnabrechnungen automatisch gut vorbereitet: Das Zusammenzählen der Stundenzettel für jeden Mitarbeiter entfällt und somit auch sich einschleichende Kalkulationsfehler.