An der Dienstplanerstellung führt kein Weg vorbei. Wild darauf los geplant, kann die Schichtplanerstellung zu viel Zeit verschlingen. Besonders herausfordernd ist die Erstellung des Schichtplans in der Gastronomie und in der Hotellerie. Der Personalbedarf ist oft saisonbedingt bzw. richtet sich nach dem Gästeaufkommen. Zudem müssen beim Dienstplan in der Gastronomie Mitarbeiterwünsche, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten berücksichtigt werden. Damit die Schichtplanung effizienter von der Hand geht, zeigen wir Dir ein paar Tipps und Tricks, wie Du am besten Deinen Schichtplan erstellst.

Erstelle Deinen Dienstplan nicht zu weit im Voraus

Sicherlich ist es schön, den Dienstplan so weit wie möglich voraus zu planen, um sich nicht mehr damit beschäftigen zu müssen. Doch gerade in der Gastronomie kommt häufiger etwas dazwischen und die Dienstpläne müssen dann angepasst werden. Die Korrektur kannst Du Dir sparen, wenn Du den Schichtplan für maximal vier Wochen erstellst.

Schichtplanerstellung: Verschaff Dir einen Überblick über anstehende Events

Hochzeiten, geschlossene Gesellschaften oder einfach ein Stadtfest, bei dem das Gästeaufkommen in den Kneipen und Restaurants höher ausfällt, solltest Du bei der Schichtplanung berücksichtigen. Es lohnt sich auch, einen Blick in den Wetterbericht zu werfen. Bei schönem Wetter gehen automatisch mehr Menschen aus. So verschaffst Du Dir einen ersten Überblick, wie viele Schichten zu besetzen sind.

Kalkuliere Deinen Personalbedarf für den Dienstplan

Bevor Du den Schichtplan erstellst, überlege Dir, wie viel Personal Du benötigst, um alle Schichten zu besetzen. Überlege Dir auch, welcher Mitarbeiter an welchem Tag arbeiten soll. Vielleicht möchtest Du eher, dass an umsatzstarken Tagen starke Mitarbeiter arbeiten. Ganz einfach gelingt das mit fragPaul: Du kannst die Schichten mit einem Klick an Deine Mitarbeiter zuweisen.

Sorge für einen Springer

Es kann immer mal wieder passieren, dass ein Mitarbeiter ausfällt. Dumm nur, wenn eine geschlossene Gesellschaft den ganzen Laden reserviert hat und eine Servicekraft ausfällt. Deswegen ist es ratsam, rechtzeitig für einen Springer zu sorgen, der auf Abruf parat steht.

Erteile rechtzeitig Urlaubssperren

Es gibt Phasen, da benötigt man jede Hand. Damit Du nicht auf unbesetzten Schichten hängenbleibst, erteile rechtzeitig Urlaubssperren. Am einfachsten geht das mit dem Personalassistenten fragPaul. Einmal die Urlaubssperre angelegt, wird diese an alle Mitarbeiter kommuniziert. So kannst Du sicher sein, dass es nicht zu Missverständnissen aufgrund von Fehlkommunikation gibt.

Binde Deine Mitarbeiter aktiv in die Dienstplangestaltung mit ein

Schön, wenn man mal Verantwortung abgeben kann. Binde Deine Mitarbeiter aktiv in die Dienstplangestaltung mit ein. Sorge z.B. dafür, dass Deine Mitarbeiter rechtzeitig ihre Wunschzeiten oder Abwesenheiten angeben, ihre Schichten bei Bedarf tauschen oder sich einfach auf freie Schichten bewerben können. Am einfachsten gelingt das mit fragPaul. Dort können Deine Mitarbeiter ihre Wunschzeiten und Abwesenheiten eintragen sowie sich auf freie Schichten bewerben. Das Beste: Du musst bei der Schichtplanung nicht erst in ein anderes Dokument schauen, um zu prüfen, welcher Mitarbeiter an welchen Tagen verfügbar ist. Das zeigt Dir schon Paul bei der Schichtplanerstellung.

Du wirst sehen, mit diesen Tipps und dem Personalassistenten fragPaul hast Du den Dienstplan ruckzuck erstellt. Versprochen!