Gesetzliche Anforderungen an Zeiterfassungssysteme

Gesetzliche Anforderungen an Zeiterfassungssysteme

Von Zeiterfassungssystemen profitieren nicht nur Chefs, sondern auch ihre Angestellten. Diese könne ihre Arbeitszeiten kontrollieren und nachweisen. Die Arbeitszeiten werden durch das Arbeitsgesetz (ArbZG) bestimmt, das u.a. die

  • tägliche Höchstarbeitszeit,
  • die Pausen- und Ruhezeiten sowie
  • die arbeitsfreien Zeiten

gesetzlich regelt. Das Arbeitszeitgesetz bildet demnach die Basis zur Erfassung von Arbeitszeiten.

Den Arbeitgebern ist es freigestellt, in welcher Form sie die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen. Dies kann schriftlich oder mit Hilfe eines digitalen Tools erfolgen. Wichtig ist, dass die Aufzeichnung von Arbeitszeiten zwei Jahre aufbewahrt werden.

Anforderung an Zeiterfassungssysteme: das Mindestlohngesetz

Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Dies gilt ausnahmslos für alle Mini – Jobber und für Angestellte bestimmter Wirtschaftsbereiche im Rahmen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Dass die Arbeitszeiten vertraglich geregelt sind, ist nicht ausreichend. Es müssen täglich Arbeitsbeginn, Pausen sowie das Arbeitsende dokumentiert werden. Ausnahmen der Dokumentationspflicht sind in der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) geregelt.

Datenschutzbestimmungen beachten

Um die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter zu wahren, müssen datenschutzrechtliche Bestimmungen beachtet werden. Dazu gehören:

  • Mitarbeiter sollten aufgeklärt werden, welche Daten gespeichert und ausgewertet werden. Werden nur die Arbeitszeiten erfasst, dürfen auch nur diese Daten ausgewertet werden.
  • Erteilt der Arbeitgeber einen Mitarbeiter Zugriffsrechte, muss der Mitarbeiter im Umgang mit datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraut werden. Generell gilt, dass nur diejenigen Zugriffsrechte auf die Daten haben, die diese für ihre Aufgaben benötigt, z.B. Anzahl der Arbeitsstunden für die Lohnabrechnung.
  • Alle Daten sollten sicher gespeichert werden.

Worauf ist bei Zeiterfassungssystemen zu achten?

Nicht nur Sie sollten ein Zeiterfassungssystem bedienen können, sondern auch Ihre Mitarbeiter. Schließlich wollen Sie nicht Ihre Zeit mit der Korrektur und dem Nachtrag von Arbeitszeiten verschwenden. Ebenso so sollten Sie eine rechtskonforme Lösung wählen, wie z.B. fragPaul. So sind Sie auf der sicheren Seite, sollte der Zoll bei Ihnen eine Kontrolle durchführen.

Checkliste Zeiterfassungssystem

Diese Punkte geben Ihnen eine erste Orientierung bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems

  • Einfache Bedienung
  • Flexible Anwendung (Erfassung der Arbeitszeiten sowie der Projektzeiten)
  • Anwendbar auf allen mobilen Endgeräten/als App verfügbar
  • Abbildung aller Anstellungsarten

 

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