Personalverwaltung: Die Herausforderungen

Als selbständiger Unternehmer stehen Sie tagtäglich vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Eine zentrale Herausforderung stellt die Personalverwaltung dar. Das Verwalten der Personalunterlagen, die Schichtplanung, die Abwesenheits- und Urlaubsplanung sowie das Thema rund um die Zeiterfassung werden häufig als lästige, zeitaufwendige und damit stressverbundene Aufgaben angesehen. Des Weiteren werden beispielsweise bereits geleistete Überstunden häufig auf Vertrauensbasis ausgeglichen.

Viele Unternehmer haben es bisher geschafft, auf eine elektronische Personalverwaltung zu verzichten. Stattdessen besteht die Personalverwaltung in kleinen und mittelständigen Unternehmen oft aus einer Vielzahl von Aktenordnern, leeren Wochenplänen und Zeitbögen. Es gilt schon als innovativ, wer ein elektronisches Programm, wie zum Beispiel Microsoft Excel, als Unterstützung für diese Aufgaben einsetzt.

Eine manuelle Personalverwaltung war für viele Unternehmen bisher die schnellste und vor allem einfachste Lösung. Unter anderem durch die Einführung des Gesetzes zum Mindestlohn, kurz MiLoG, wird für Unternehmer jedoch langfristig kein Weg an elektronischen Systemen zur Unterstützung der Personalverwaltung, insbesondere der Zeiterfassung, vorbeiführen. Das Gesetz zum Mindestlohn schreibt Unternehmen vor, dass allen Mitarbeitenden der Mindestlohn gezahlt werden muss. Um dies vor dem Gesetzgeber nachzuweisen, ist eine strukturierte Dokumentation der Arbeitszeiten zwingend erforderlich. Da das Gesetz zum Mindestlohn seit dem 1. Januar 2015 auch die Hotel- und Gastronomiebranchen einschließt, stehen viele weitere Unternehmer nun vor der Herausforderung, die Dokumentationspflicht zeit- und kostenminimierend umzusetzen.

Organisationsmöglichkeiten für Ihre Personalverwaltung

Neben der bereits oben genannten Lösung mit Hilfe des Tabellenkalkulationsprogramms Microsoft Excel, welches zur gesetzlichen Dokumentationspflicht ausreichend, jedoch alles andere als sicher, benutzerfreundlich oder kostengünstig ist, stehen Unternehmern weitere Lösungen zur Verfügung, die wie folgt kategorisiert werden können:

• Großsysteme zur Zeiterfassung: Diese Systeme werden durch moderne Zeitstempeluhren realisiert. Jeder Mitarbeiter erhält ein entsprechendes Medium, um sich bei einer Stempeluhr zu identifizieren. Dies können Magnetstreifenkarten oder auch andere Chips, die in Schlüsselanhänger verbaut sind, sein. Ebenso ist es bereits möglich, sich direkt am Arbeitsplatz zu identifizieren. Dies wird häufig über eine kleine Stempeluhr auf jedem Schreibtisch oder durch das Starten des Computers umgesetzt. Die Kosten für die Planung und Installation solcher Systeme sind sehr hoch. Zusätzlich muss die Hardware selber gewartet und eigene Server zum Speichern und Verarbeiten der generierten Daten betrieben werden. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen sind solche Lösungen uninteressant.
• Integrierte Zeiterfassungssystem: In speziellen Kassensystemen ist bereits ein Zeiterfassungsmodul integriert. Hierdurch besteht die Möglichkeit, dass sich Mitarbeiter direkt an der Kasse identifizieren können, um so die Arbeitszeiten zu erfassen. Eine solche Methode benötigt keine eigene Hardware und stellt somit einen weitaus kostengünstigeren Ansatz als die Großsysteme dar. Die dadurch generierten Daten werden an einer zentralen Stelle gespeichert und können hier vom verantwortlichen Mitarbeiter weiterverarbeitet und archiviert werden.
• Webbasierte Zeiterfassungs-Systeme mit weiteren Funktionalitäten: Diese Lösungen erfreuen sich besonders in den vergangenen Monaten einer immer größer werdenden Beliebtheit. Eine solche Lösung stellt das Personalmodul von fragPaul dar und lässt sich neben dem Einzelhandel oder der Hotel- und Gastronomiebranche in nahezu allen Branchen einsetzen. Hierbei findet die Zeiterfassung über eine webbasierte Plattform statt. Dabei können die Mitarbeiter, die jeweils einen eigenen Zugang zum Portal bekommen, die Arbeitszeiten manuell eintragen oder über eine Anwendung auf einem mobilen Endgerät erfassen. Letzteres ist im Lieferumfang enthalten und fungiert dabei, ähnlich wie bei einem Großsystem, als Zeitstempeluhr. Die Zeiterfassung kann so losgelöst von anderen Systemen, wie einer Kasse, getätigt werden und der laufende Betrieb wird nicht gestört. Ebenfalls ist es möglich, mehrere Zeiterfassungsuhren aufzustellen, damit sich ein Mitarbeiter dort identifizieren kann, wo er auch arbeitet. Neben der reinen Zeiterfassung stehen den Nutzern der fragPaul Plattform zudem die folgenden Funktionen zur Verfügung:
  • Personalverwaltung, in der alle Daten und Dateien von Mitarbeitern gespeichert werden können
  • Schichtplanung, in der einfach und strukturiert Schichten eingeteilt werden können und die Mitarbeiter individualisierte Schichtpläne erhalten
  • Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, in der übersichtlich die Verfügbarkeit der Mitarbeiter geregelt werden kann
  • Lohnabrechnung, die mit Hilfe des Dateiexportes ebenfalls leicht und vor allem ohne zeitlichen Aufwand realisiert werden kann

Durch die Möglichkeit der Individualisierung lässt sich fragPaul sowohl funktional als auch optisch auf die Bedürfnisse der Unternehmen einrichten. Somit stellt das Thema Personalverwaltung für die Unternehmer von morgen keine unlösbare oder lästige Herausforderung mehr dar.