Funktionen in der Menüleiste
In der Menüleiste finden Sie vier Icons mit verschiedenen Funktionen.
Ganz links befindet sich das ‚Menü‘-Symbol.
Übersicht der Menüleiste
Mit diesem haben Sie die Möglichkeit, das Menü an der linken Seite ein- und wieder auszuklappen.
Daneben befindet sich das ‚Glocken‘-Symbol für die Benachrichtigungen.
Klicken Sie auf die Glocke, werden Ihnen Ihre Benachrichtigungen und Anträge angezeigt.
Über das ‚X‚-Symbol können Sie die Benachrichtigungen und Anträge aus der Liste entfernen.
Klicken Sie erneut auf das ‚Glocken‘-Symbol, wird die Liste wieder geschlossen.
Auf der rechten Seite finden Sie ein ‚Lupen‘-Symbol.
Klicken Sie auf das ‚Lupen‘-Symbol, öffnet sich ein Feld, in welchem Sie frei schreiben können. Über diese Funktion können Sie nach Mitarbeitern suchen, aber auch nach Funktionen. Wählen Sie das gewünschte Ergebnis aus der vorgeschlagenen Liste aus, um weitergeleitet zu werden.
Links daneben befindet sich ein Feld mit Ihrem Profilbild und Ihrem Namen daneben.
Wenn Sie auf Ihren Namen oder den ‚Pfeil‘ daneben klicken, öffnet sich ein kleines Menü.
Ihnen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Abmelden → Hier können Sie sich vom System abmelden und gelangen zurück zur Anmeldung.
- Mein Profil → Wenn Sie auf ‚Mein Profil‘ klicken, gelangen Sie direkt zu Ihrem eigenen Profil und können dieses bearbeiten.
- Administratoransicht aktiv / Mitarbeiteransicht aktivieren → Hierüber können Sie als Admin in die Mitarbeiteransicht wechseln, um das System aus der Perspektive Ihrer Mitarbeiter zu sehen oder um als einfacher Mitarbeiter zu agieren. Haben Sie die Ansicht gewechselt, wechselt dieser Menüpunkt zu: Mitarbeiteransicht aktiv / Administratoransicht aktivieren. Hier haben Sie dann die Möglichkeit, zur Administratoransicht zurückzuwechseln, um wieder als Admin zu agieren.
- Hilfe → Hier werden Sie in die Hilfe-Sektion der fragPaul-Webseite geleitet. Informieren Sie sich mit Hilfe des Handbuchs über die Funktionen des Systems, greifen Sie auf die FAQ’s zu kontaktieren Sie einen unserer Mitarbeiter direkt – wir helfen Ihnen gerne!
Zeiterfassung starten
Ist dieser Punkt aktiviert, wird auf dem Schreibtisch die Stempeluhr angezeigt.
Hier sehen zunächst das Feld ‚Einstempeln‚. Klicken Sie dies, wird die Zeiterfassung automatisch gestartet.
Sind Sie allerdings mehreren Standorten zugewiesen, sollten Sie zuvor den Standort auswählen, an dem Sie sich Einstempeln möchten. Klicken Sie auf den ‚Pfeil‘ neben dem Standort, öffnet sich eine Liste mit den Ihnen zugewiesenen Standorten.
Standorte können in den Einstellungen unter ‚Allgemeines‘ hinzugefügt werden.
Wählen Sie nun den passenden Standort aus und stempeln Sie sich ein. Sollten Ihnen über die Projektverwaltung auch Tätigkeiten zugewiesen worden sein, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, die Zeiterfassung speziell für diese Tätigkeit zu starten.
Projekte können Sie unter Projektverwaltung erstellen und zuweisen.
Wählen Sie hierzu vor dem Einstempeln eine Tätigkeit aus. Um dies zu tun, klicken Sie auf das Feld ‚Aktuelle Tätigkeit‘ und wählen Sie die Ihnen zugewiesene Tätigkeit aus der vorgegebenen Liste aus.
Haben Sie die passende Tätigkeit ausgewählt, können Sie sich Einstempeln und die Zeiterfassung beginnen.
Des Weiteren gibt es bei der Stempeluhr die Möglichkeit, eine Bemerkung zu hinterlassen, die dann auch in der Zeiterfassung angezeigt wird.
Links unten finden Sie eine Anzeige, die Ihnen zeigt, wie viele Urlaubstage Ihnen noch zur Verfügung stehen und wie viele Über-, bzw. Minusstunden Sie schon gesammelt haben.
Nach dem Einstempeln und dem damit verbundenen Start der Zeiterfassung, wird das Feld ‚Einstempeln‚ durch die Felder ‚Ausstempeln‚ und ‚Pause beginnen‘ ersetzt.
Klicken Sie auf ‚Pause beginnen‚, startet die Pausenzeit. Entsprechend ändert sich das Feld zu ‚Pause beenden‘, welches Sie klicken, wenn Sie die Pause abschließen.
Klicken Sie auf ‚Ausstempeln‚, wird die Zeiterfassung automatisch beendet und der Zeiteintrag wird in der Zeiterfassung aufgeführt.
Anstehende Termine
Auf dem Schreibtisch befindet sich ein Minikalender.
Dort finden Sie die wichtigsten Termine in einer Übersicht auf der linken Seite. Rechts werden die Termine im Kalender markiert. Über den Kalender kann zudem der Monat gewechselt werden.
Sofern Sie wünschen, erinnert der Kalender Sie darüber hinaus an die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter.
Anträge meiner Mitarbeiter
Direkt neben dem Kalender finden Sie eine Auflistung der Anträge Ihrer Mitarbeiter.
In der Übersicht wird Ihnen angezeigt, wer den Antrag gestellt hat, was für ein Antrag gestellt wurde und ob dieser nur ein bestimmtes Berufsfeld betrifft.
Über das ‚X‚-Symbol können die Anträge aus der Übersicht entfernt werden. Klicken Sie auf das ‚Glocken‚-Symbol neben dem Antrag, gelangen Sie zur Antragsverwaltung, in welcher Sie die Anträge bearbeiten können.
Mitarbeiterstatus
Ganz am Ende des Schreibtisches finden Sie den sogenannten Mitarbeiterstatus.
Das System zeigt Ihnen hier an, ob der Mitarbeiter zur Schicht erschienen ist. Dabei unterscheidet das System zwischen pünktlich, unpünktlich und nicht erschienen. Des Weiteren finden Sie in der Darstellung, ob noch Anmeldungen zu Schichten ausstehen oder ob Schichten schon abgeschlossen sind.
Außerdem gibt der Mitarbeiterstatus an, ob sich ein Mitarbeiter für den aktuellen Tag krank gemeldet hat oder ob er sich im Urlaub befindet.