Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende der Mitarbeiter. Während früher Stempeluhren eingesetzt wurden, stehen Arbeitgebern heute innovative Zeiterfassungssysteme zur Verfügung.

Zeiterfassungssoftware

Eine Zeiterfassungssoftware erfasst – wie der Name bereits verrät – Arbeitszeiten softwaregestützt. Mitarbeiter können von überall ihre Arbeitszeiten eintragen. Eine Zeiterfassungssoftware eignet sich besonders gut für Außendienstmitarbeiter, Handwerker und Freelancer, denn sie ist mobil nutzbar. Das bedeutet, Arbeitnehmer können sich vom Handy, Tablet, Laptop oder PC in das System einloggen. Aber auch Arbeitnehmer, die im Home Office sind, können sich problemlos einloggen und ihre Arbeitszeiten erfassen lassen. Für Agenturen und Dienstleister eignet sich eine Zeiterfassungssoftware, um projektbezogene Tätigkeiten zu erfassen und diesen dem Kunden in Rechnung zu stellen. Die Zeiterfassung mithilfe einer Zeiterfassungssoftware bedeutet keinen Aufwand, da die Arbeits-, Fehl- und Projektzeiten automatisch ausgewertet werden. Überstunden werden als solche automatisch erkannt und gutgeschrieben. Die Daten werden automatisch für die Lohnabrechnung übertragen.

Elektronische Zeiterfassung

Mit einem Transponder, einer Chipkarte, dem Fingerabdruck oder einer Plastikkarte mit Magnetstreifen werden an einem Zeiterfassungsterminal die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst. Die Arbeitszeiten werden in einer Datenbank für die Lohnabrechnungen übertragen. Wie bei der Zeiterfassungssoftware auch, wird die Zettelwirtschaft reduziert. Nachteilig ist, dass Fehlzeiten, wie z.B. Urlaub oder Fortbildungen, nicht als solche im System erfasst werden. Diese müssen separat eingetragen werden. Auch werden bei der elektronischen Zeiterfassung keine Projektzeiten erfasst. Sie ist also weniger für Dienstleister und Agenturen geeignet. Auch Außendienstmitarbeiter oder Handwerker profitieren weniger von der elektronischen Zeiterfassung.