Daten im Mitarbeiterprofil
Sie befinden sich bereits in der Mitarbeiterverwaltung. Um zum Profil eines bestimmten Mitarbeiters Ihres Unternehmens zu gelangen, klicken Sie auf den entsprechenden Mitarbeiter und schon gelangen Sie zu seinem Profil.
Dort können Sie folgende Daten des Mitarbeiters hinzufügen:
- Stammdaten
- Gehaltseinstellungen
- Lohnabrechnung
- Dokumente
- Sollstunden
- Benutzereinstellungen
Stammdaten
In den Stammdaten können Sie die benötigten Kontaktdaten des Mitarbeiters hinterlegen. Diese kann der Mitarbeiter auch selbst in das System eintragen. Des Weiteren können Sie unternehmensbezogene Daten des Mitarbeiters in den Stammdaten eintragen. Unter dem Punkt ‚Weitere Einstellungen‘ können Sie bestimmen, welche Daten Ihr Mitarbeiter sehen darf und auf welche Funktionen er Zugriff haben soll. Außerdem stellen Sie hier ein, ob der Mitarbeiter die Feiertage bezahlt bekommt, ob es eine frühestmögliche Einstempelzeit gibt und ob der Mitarbeiter im Schichtbetrieb arbeitet. Zuletzt bestimmen Sie hier die Art der Zeiterfassung, die der Mitarbeiter nutzen kann. Primär erfolgt die Zeiterfassung über ein Tablet, das Zeitterminal, auf dem die fragPaul Zeiterfassungs-App installiert ist. Falls der Mitarbeiter sich hierüber nicht einstempeln soll, können Sie die Option ‚Mitarbeiter auf dem Tablet anzeigen‚ deaktivieren. Wenn dieser Punkt aktiviert ist, erscheint der Mitarbeiter auf dem Tablet und kann sich dort selbstständig einstempeln. Indem Sie ‚Zeiterfassung online erlauben‚ klicken, geben Sie die Stempeluhr auf dem Schreibtisch im System frei und der Mitarbeiter kann sich am Computer einstempeln. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, das Einstempeln über die Mitarbeiter-App auf dem Smartphone zu erlauben. Aktivieren Sie hierzu die Funktion ‚Zeiterfassung per Smartphone erlauben‚.
Gehaltseinstellungen
In den Gehaltseinstellungen hinterlegen Sie die Anstellungsart und Bezahlung des Mitarbeiters. Zuschläge, welche der Mitarbeiter erhalten soll, werden hier ebenfalls eingetragen. Dabei kann es sich um allgemeine oder individuelle Zuschläge handeln und um Abschläge, die nur diesem Mitarbeiter zustehen. Der vertragliche Urlaubsanspruch des Mitarbeiters wird am Ende der Seite hinterlegt. Sollte sich der Anspruch des aktuellen Jahres vom vertraglichen Anspruch unterscheiden, kann dieser separat eingetragen werden.
Lohnabrechnung
Hier hinterlegen Sie folgende Daten Ihrer Mitarbeiter:
| Tätigkeiten | Bedeutung | Erklärung |
| Höchster Schulabschluss | Höchster Schulabschluss den der Mitarbeiter erreicht hat. | / |
| Höchster Ausbildungsabschluss | Erreichter Ausbildungs- oder Universitätabschluss. | / |
| Arbeitnehmerüberlassung | Ist der Mitarbeiter bei Ihnen angestellt oder ein Leiharbeitnehmer? | Bei Leiharbeitnehmern liegt kein Arbeitsvertrag, sondern ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag vor |
| Personengruppenschlüssel | Angabe der Anstellungsart zur Übernahme des Personengruppenschlüssels | Bitte auf die beiden unterschiedlichen Angaben für Auszubildende achten. |
| Entlassungsdatum | Das Datum an dem der Mitarbeiter entlassenwurde/ an dem der Vertrag ausläuft. | / |
| Vertragsform | Angabe der Anstellungsart. | / |
| Arbeitnehmertyp | Gibt an in welchem Beschäftigungsverhältnis der Mitarbeiter sich bei Ihnen befindet | / |
| Ausgeübte Tätigkeit | Hier stellt man ein welcher Tätigkeit der Mitarbeiter zugeteilt ist. | / |
| Sozialversicherung | ||
| Krankenkasse | Welcher Krankenkasse gehört der Mitarbeiteran? | / |
| Beitragsgruppenschlüssel RV | Wählen Sie hier den entsprechenden Betrag des Mitarbeiters aus. Der Beitragsgruppenschlüssel dient zur Abrechnung der Beiträge zur Sozialversicherung. | Jeder der Ziffern sind bestimmte Informationen über den betreffenden Arbeitnehmer zugeordnet. |
| Statuskennzeichen DEÜV | Hier stellen Sie ein ob es sich bei dem Arbeitnehmer um den Ehegatten, eingetragenen Lebenspartner, einen Abkömmling oder einen geschäftsführenden Gesellschafter einer GmbH muss erst geprüft werden, ob tatsächlich Versicherungspflicht vorliegt. | / |
| Beitragszuschlag (PV) für Kinderlose nicht berechnen | Hier können Sie einstellen ob bei dem jeweiligen Mitarbeiter ein Beitragszuschlag berechnet werden soll. | Hat Ihr Mitarbeiter keine Kinder und ist älter als 23 Jahre, muss dieser mehr Pflegeversicherung bezahlen. Der Zusatzbeitrag für Kinderlose beträgt 0,25%. Am Zuschlag von 0,25% für Kinderlose werden Sie als Arbeitgeber nicht beteiligt. |
| Geringverdiener/ Geringf. Beschäftigt | Unter diesem können Sie einstellen ob der Mitarbeiter in einer geringfügigen Beschäftigung bei Ihnen angestellt ist. | / |
| Umlageschlüssel | Wählen Sie den entsprechenden Umlageschlüssel aus der auf den Mitarbeiter zutrifft. | Mit dem Umlageschlüssel U1 und U2 zur Entgeltfortzahlung wird innerhalb der gesetzlichen Krankenversicherung dafür gesorgt, das die finanziellen Belastungen eines Betriebes durch Krankheit oder Mutterschaftszeiten abgefedert werden. |
| Beitragsgruppenschlüssel PV | Wählen Sie den entsprechenden Beitragsgruppenschlüssel aus der auf den Mitarbeiter zutrifft. | Der Arbeitgeber zahlt Zuschüsse zur privaten PV. Dieser Beitragsgruppenschlüssel gilt auch für hauptberuflich selbstständig Erwerbstätige in einer daneben ausgeübten Beschäftigung. In dieser Beschäftigung sind Sie als Arbeitnehmer in der PV nicht versicherungspflichtig. |
| Beitragsgruppenschlüssel KV | Wählen Sie den entsprechenden Beitragsgruppenschlüssel aus der auf den Mitarbeiter zutrifft. | Der Arbeitgeber zahlt Zuschüsse zur privaten KV. Dieser Beitragsgruppenschlüssel gilt auch für hauptberuflich selbstständig Erwerbstätige in einer daneben ausgeübten Beschäftigung. In dieser Beschäftigung sind Sie als Arbeitnehmer in der KV nicht versicherungspflichtig. |
| Beitragszuschlag (PV) trotz eines Kinderfreibetrags | Dieser Beitragszuschlag für Kinderlose bei der PV beträgt seit Januar 2015 0,25 Beitragspunkte. Da der Grundbetrag dieser Versicherung | |
| Sonstiges | ||
| Geschlecht | Legen Sie das Geschlecht des Mitarbeiters fest. | / |
| Steueridentifikationsnummer | Tragen Sie hier die Steueridendifikationsnummer des Mitarbeiters ein. | / |
| Hauptarbeitgeber | Ist der Mitarbeiter bei Ihnen fest angestellt wählen Sie Hauparbeitgeber aus. Ist der Mitarbeiter bei Ihnen in einer geringfügigen Beschäftigung angestellt, wählen Sie Nebenarbeitgeber aus. | / |
| Entgeltgruppe | Tragen Sie die entsprechende Entgeltgruppe des Mitarbeiters ein. | Eine Entgeltgruppe ist eine bestimmte Eingruppierungsgruppe, die in der Regel durch Stufen differenziert wird. Jeder Entgeltgruppe ist eine spezifische Ausbildung, Qualifikation, Berufsbild und Erfahrung zugeordnet. Jedes Berufsbild hat demnach verschiedene Entgeltgruppen und Stufen. |
| Steuerfaktor | Legen Sie den entsprechenden Steuerfaktor fest. | Der Faktor ist ein steuermindernder Multiplikator, der sich bei unterschiedlich hohen Arbeitslöhnen der Ehegatten/Lebenspartner aus der Wirkung des Splittingverfahrens in der Veranlagung errechnet. |
| Verheiratet | Hier stellen Sie ein ob der Mitarbeiter verheiratet oder nicht verheiratet ist. | / |
| Konfession | Hier legen Sie fest welcher Konfession der Mitarbeiter angehört. | / |
| Kinderfreibetrag | Der Kinderfreibetrag ist ein Freibetrag im deutschen Steuerrecht, der bei der Besteuerung der Eltern einen bestimmten Geldbetrag steuerfrei stellt. | / |
| Geburtsname | Hinterlegen Sie in diesem Feld bei Bedarf den Geburtsnamen des Mitarbeiters. | Muss eingetragen werden, wenn keine Sv Nr. vorhanden. |
| Geburtsort | Hinterlegen Sie hier den Geburtsort des Mitarbeiters. | Muss eingetragen werden, wenn keine Sv Nr. vorhanden. |
| Geburtsland | Hinterlegen Sie hier das Geburtsland des Mitarbeiters. | Muss eingetragen werden, wenn keine Sv Nr. vorhanden. |
Mehr zum Thema Lohnabrechnung und dem Prozess finden Sie hier.
Dokumente
Im Reiter Dokumente können Sie die für Ihren Mitarbeiter relevanten Dokumente hochladen. Der Mitarbeiter hat zudem selbst die Möglichkeit, wichtige Dokumente hochzuladen. Als Admin können Sie darüber hinaus Dokumente hochladen und einstellen, dass der Mitarbeiter diese nicht sehen darf. Die Dokumente können Dokumententypen zugeordnet werden, sodass das System diese als Verifizierung für z.B. Studienbescheinigungen oder RV-Befreiungen nutzen kann.
Sollstundenregelung
In der Sollstundenregelung können Sie die vertraglich festgelegten Stunden entweder als festen Stundenplan oder als Wochenstunden hinterlegen. Dies ist vor allem relevant für die Berechnung von Stunden für Urlaube oder Krankheiten.
Benutzereinstellungen
In den Benutzereinstellungen finden Sie den Standort, Berufsfeld und Position des Mitarbeiters. Sie können hier beliebig viele hinzufügen. Zudem kann der Mitarbeiter dort ein neues Passwort für sein Profil festlegen. Als Admin können Sie Ihrem Mitarbeiter ein neues Passwort zuteilen, sollte er seines vergessen haben. Außerdem deaktivieren und aktivieren Sie hier den Mitarbeiter.
