Mitarbeiterlistenansicht
Die Mitarbeiterlistenansicht gibt Ihnen einen Überblick über alle Kalenderwochen des Jahres. Darüber hinaus sehen Sie hier alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens, welche Sie zuvor einem Berufsfeld zugeordnet haben. Zur besseren Übersicht bietet das System die Funktion, einzelne oder mehrere Berufsfelder ein- und auszuklappen. In dieser Mitarbeiterübersicht werden Ihnen die Schichten, die Sie dem Mitarbeiter zugeordnet haben, in unterschiedlichen Farben angezeigt. Oben rechts in der Schichtplanung finden Sie türkis-hinterlegte Icons, welche verschiedene Funktionen beinhalten.
Schichtzuweisung
Hier können Sie Schichten vorauswählen, welche Sie dann lediglich dem Mitarbeiter im entsprechenden Berufsfeld zuordnen.
Neue Schichtserie hinzufügen
Soll sich eine Schicht mehrmals wiederholen, klicken Sie auf das Icon ‚Neue Schichtserie‘.
In der sich öffnenden Maske können Sie Zeitraum, Berufsfeld, Schichtnamen und Mitarbeiter angeben. Hier können Sie zudem auswählen, in welchen Abständen sich eine Schicht ggf. wiederholen soll.
Neue Schicht hinzufügen
In der Mitarbeiterlistenansicht fügen Sie eine Schicht entweder über die o.g. Schichtzuweisung zu, oder indem Sie einen Mitarbeiter auswählen und Sie in der Zeile auf den entsprechenden Tag klicken, an dem die Schicht stattfinden soll.
Wählen Sie Schichtnamen aus, um vorgefertigte Schichten zu nutzen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, eine freie Schicht zu wählen und eigene Zeiten einzugeben. Berufsfeld und Mitarbeiter sind hier bereits festgelegt, Sie können aber weitere Mitarbeiter aus dem gleichen Berufsfeld hinzufügen und ihnen ggf. eine Notiz hinterlassen. Über ‚Hinzufügen‘ wird die Schicht gespeichert.
Möchten Sie mehrere Teilschichten hinzufügen, klicken Sie auf das ‚+‘-Zeichen unter der jeweiligen Schicht. Das weitere Hinzufügen erfolgt wie bei einer normalen Schicht. Wenn Sie in der Mitarbeiterlistenansicht eine Schichtserie anlegen möchten, nutzen Sie hierzu das ‚Schichtserien‘-Icon. Siehe Mitarbeiterlistenansicht.
Funktionen
- Informationszeilen ein- und ausblenden: Durch Klicken dieser Funktion werden die Schichtanzahl sowie die Notizen verborgen. Durch erneutes Klicken werden diese wieder angezeigt.
- Tour neustarten: Klicken Sie dieses Icon, um den Schichtplan Schritt für Schritt erklärt zu bekommen.
- Abwesenheiten ein- und ausblenden: Wenn Sie das ‚Flugzeug‘-Icon klicken, blenden Sie genehmigte Abwesenheiten der Mitarbeiter ein oder aus.
- Drucken: Wenn Sie den Schichtplan ausdrucken wollen, klicken Sie hierzu das ‚Drucken‘-Icon.
Einstellungen
Über die Einstellungen gelangen Sie zu den Schichtplaneinstellungen. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Ansichten zu wechseln.
Kalenderansicht
Die Kalenderansicht zeigt Ihnen ganz oben die Kalenderwochen des Jahres. Darunter befindet sich eine Übersicht der aktuellen Woche oder des aktuellen Tages, je nach Einstellung, die Sie wählen. Die Übersicht stellt dar, welche Mitarbeiter welcher Schicht und welchem Berufsfeld zugeordnet sind. Der jeweilige Mitarbeiter wird entsprechend seinem Berufsfeld farblich markiert. Sein Profilbild ist in der Schicht versehen. Wenn Sie mit dem Curser auf das Bild gehen, wird Ihnen angezeigt, wie viele Stunden dieser maximal monatlich arbeiten darf, sowie die Anzahl bereits geleisteter Stunden. Dies können Sie unter anderem in der Mitarbeiterlegende rechts einsehen. Hier haben Sie zudem die Möglichkeit, die Mitarbeiter per Drag&Drop direkt einer verfügbaren Schicht hinzuzufügen. Sie können eine Schicht bearbeiten oder löschen, indem Sie in der Schicht des entsprechenden Mitarbeiters das ‚Stift‘- oder ‚Mülleimer‘-Symbol klicken.
Wenn Sie den Standort im Schichtplan ändern wollen, können Sie diesen links von den Kalenderwochen auswählen. Um den Schichtplan zu veröffentlichen, wählen Sie oben links den ‚Veröffentlichen‘-Button. Es besteht die Möglichkeit, einzelne Berufsfelder unabhängig voneinander zu veröffentlichen.
Die Spalte, die rechts neben dem Schichtplan aufgeführt ist, bietet Ihnen weitere Funktionen. Fügen Sie eine Schicht hinzu, indem Sie ‚+ Hinzufügen‘ klicken.
Wenn Sie ‚Gehe zu‘ klicken, können Sie durch Eingabe eines bestimmten Datums direkt zu diesem springen. Klicken Sie ‚Veröffentlichen‘, um den Schichtplan für Ihre Mitarbeiter zugänglich zu machen. Wenn Sie den Schichtplan ausdrucken wollen, klicken Sie auf den Button ‚Drucken‚. In der Kalenderansicht gibt es die Besonderheit, dass Sie sich mehrere Standorte gleichzeitig anzeigen lassen können. Die Legende zeigt Ihnen die Farbkategorien der Berufsfelder. Durch Anklicken eines beliebigen Berufsfelds können Sie die Schichten im Schichtplan ein- oder ausblenden.
Neue Schicht hinzufügen
In der Kalenderansicht fügen Sie eine Schicht entweder über ‚+ Hinzufügen‘ oder durch Klicken an eine freie Stelle in dem Kalender hinzu. Es öffnet sich nun eine Maske, in welcher Sie das Berufsfeld, eine vorgefertigte Schicht mit festgelegten Zeiten, Anzahl der Mitarbeiter, Standort sowie das Datum, an dem die Schicht stattfinden soll, angeben.
Entweder wählen Sie direkt einen Mitarbeiter aus, oder Sie lassen diese zunächst offen und fügen sie später hinzu. Indem Sie ‚Anlegen‘ klicken, wird die Schicht gespeichert und Sie können diese im Schichtplan einsehen. Darüber hinaus können Sie in dieser Einstellung eine Schichtserie erstellen. Dazu klicken Sie in der Maske auf ‚Schicht wiederholen‚. Wählen Sie hier zwischen verschiedenen Zeiträumen, in welchen sich die Schicht wiederholen soll.
Auch hier können Sie direkt einen Mitarbeiter auswählen oder ihn später hinzufügen. Ihnen besteht darüber hinaus die Möglichkeit, zu bestimmen, ob ein Enddatum für die Schichtserie vorgesehen ist oder diese unbegrenzt weiterlaufen soll. Mitarbeiter können sich auf die von Ihnen eingestellten Schichten bewerben. Dazu klicken Sie in der Maske auf ‚Schichtbewerbung‚.
Hier können Sie unter anderem einstellen, ob die Bewerbungen der Mitarbeiter automatisch akzeptiert werden sollen, oder ob Sie diese manuell bearbeiten wollen.
Schichtbewerbungsmöglichkeiten und Bewerber, werden Ihnen im Menüpunkt Schichtbewerbung angezeigt.
Funktionen
- + Hinzufügen: Durch Klicken dieser Funktion fügen Sie eine neue Schicht hinzu.
- Gehe zu: Durch Eingabe eines bestimmten Datums können Sie sich dieses direkt anzeigen lassen.
- Veröffentlichen: Klicken Sie hier, um den Schichtplan für Ihre Mitarbeiter zu veröffentlichen.
- Drucken: Wenn Sie den Schichtplan ausdrucken wollen, klicken Sie hierzu das „Drucken“-Icon.
- Ansicht wechseln: Klicken Sie hier, um in die Mitarbeiterlistenansicht zu wechseln.